Cada empresa, tiene una necesidad única de automatizar procesos, toda industria posee sus propios procedimientos y reglas que llevan a cabo para lograr sus objetivos y mantener a flote su operación, sin embargo, muchos de estos procesos llevan tiempo y son ejecutados de manera manual. Es importante comprender cuál es la mejor manera de evaluar dónde comenzar con los procesos de automatización, y definir de manera correcta los casos de uso que mejorarán dichos procesos dentro de su organización.
Algunos de los pasos que se deben considerar para poder automatizar procesos son los siguientes:
- ¿Cuáles son las actividades donde el personal pasa la mayor parte del tiempo?
- ¿Cuál es el tiempo necesario para ejecutar dichas tareas?
- ¿Cómo podemos cuantificar el volumen de dichas actividades? Por ejemplo: ¿Cuántas veces al día/mes/año se ejecutan?
- Segmentar y organizar las actividades (Mantenimiento, o actividades asociadas al ingreso de la organización), un ejemplo de cada una:
- Actualización de Software, extracción de datos para un reporte, generación de presentaciones (Mantenimiento).
- Aprovisionamiento de un servicio, elaboración de un producto para cliente (Actividad del Negocio).
- Defina el proceso como un Modelo de Negocio (Business Model), es lo que se conoce como E2E (End-to-End)
- Solicitud de un requerimiento
- Factibilidad técnica y comercial
- Recursos necesarios (físicos y lógicos)
- Aprovisionamiento o configuración
- Pruebas y corrección de errores
- Entrega final
- Integraciones necesarias para llevar a cabo el proceso:
- Número de sistemas o herramientas que interactúan para poder automatizar las actividades.
- Reconocimiento de todas las áreas involucradas y los actores correspondientes en cada área
Llevando a cabo este levantamiento, podemos determinar de una manera mas sencilla la forma más efectiva para automatizar un proceso, siguiendo estas reglas y apoyándose en herramientas diseñadas para tal fin, podrá empezar a reconocer procesos que ocupan una gran cantidad de tiempo y recursos para automatizarlos y optimizar sus operaciones.
En EmQu Technologies contamos con las herramientas necesarias para lograr estos objetivos. QPortal ® es una herramienta de automatización de procesos, que le permitirá a cualquier empresa automatizar de una manera eficiente y efectiva los procesos que pueden estar afectando su desempeño como organización.
